QHR Recruitment

อย่างที่รู้กันว่าคนญี่ปุ่นมักมีแนวคิดดี ๆ นำเสนอออกมาแล้วกลายเป็นตัวอย่างชั้นยอดอยู่เสมอรวมถึงเรื่องการทำงานด้วยเช่นกัน แนวคิด “HoRenSo” ก็เป็นอีกสิ่งที่ยืนยันถึงเรื่องนี้ชัดเจนและยังสามารถนำมาปรับใช้ได้ทุกยุคสมัย จึงอยากพาทุกคนมาทำความรู้จักกันว่า HoRenSo คืออะไร แล้วจะผสมผสานกับการทำงานของคนไทยในด้านใดได้บ้าง มั่นใจว่านี่คืออีกแนวทางชั้นยอดไม่ว่าคุณจะทำงานบริษัทญี่ปุ่นหรือองค์กรใดก็ตาม

แนวคิด HoRenSo คืออะไร?

แนวคิด HoRenSo คือ ปรัชญาด้านการทำงานที่มาจากการใช้ภาษาญี่ปุ่น 3 คำ และสามารถปรับใช้กับทุกคนอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่

1. “โฮ โกะกุ” ho = 報告  (houkoku) หมายถึง การรายงาน ทุกคนสามารถรายงานสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเพื่อให้หัวหน้า หรือผู้เกี่ยวข้องทุกคนได้รับรู้ ทำได้ทั้งการรายงานหลังเสร็จสิ้นการทำงาน หรือการอัปเดตความคืบหน้าเป็นระยะเพื่อให้อีกฝ่ายเข้าใจถึงกระบวนการที่กำลังดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
2. “เร็น ระกุ” Ren = 連絡 (Renraku) หมายถึง การติดต่อ หรือ การแจ้งข้อมูล การแจ้งข้อมูลข่าวสารที่เกิดขึ้นให้กับหัวหน้า หรือผู้เกี่ยวข้องทุกคนรับรู้
3. “โซ ดัน” So = 相談 (Sodan) หมายถึง การปรึกษา ทุกคนสามารถขอคำปรึกษาจากผู้รู้ ผู้เชี่ยวชาญ หรือคนที่มีประสบการณ์มากกว่าในเรื่องนั้น ๆ เพื่อให้การทำงานออกมาได้ผลลัพธ์อย่างที่คาดหวัง ทั้งนี้ต้องมีการวางแผนเรื่องที่จะปรึกษาให้ชัดเจน เมื่อนำไปพูดคุยจะช่วยให้ได้รับสิ่งที่ต้องการและสามารถจัดการอุปสรรคได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้นหากสรุปในภาพรวมของแนวคิด HoRenSo ก็บ่งบอกได้ถึงการรายงานสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น การติดต่อประสานงาน และการขอคำปรึกษาเพื่อผลลัพธ์การทำงานตามที่คาดหวังเอาไว้ ไม่ว่าคุณจะทำงานบริษัทญี่ปุ่นหรือองค์กรใด การกระทำทั้ง 3 อย่างย่อมถือเป็นผลดีต่อตนเองและองค์กรเสมอ

การนำแนวคิด HoRenSo มาปรับใช้กับการทำงาน

เมื่อเข้าใจถึงความหมายของคำว่า HoRenSo คือสิ่งที่จะสร้างผลลัพธ์เชิงบวกกันไปแล้ว คราวนี้จะขอเสนอไอเดียที่สามารถนำแนวคิดดังกล่าวมาปรับใช้กับการทำงานบริษัทญี่ปุ่นและองค์กรทุกประเภทว่าควรทำอย่างไรบ้างเพื่อให้การ HoRenSo เกิดสิ่งดีที่สุด

1. สร้างความมั่นใจอยู่เสมอ

ในการรายงาน การส่งข้อมูล หรือแม้แต่การขอคำปรึกษาใดก็ตามต้องพยายามสร้างความมั่นใจเพื่อให้ตนเองดูเป็นมืออาชีพอยู่เสมอแล้วอีกฝ่ายจะรู้สึกเชิงบวกกับคุณ แต่ความมั่นใจในที่นี้ต้องอยู่ภายใต้ความพอดี ไม่แสดงความแข็งกร้าวมากเกินไป ตัวอย่างที่เห็นภาพชัดเจน เช่น คุณจะนำเสนองานให้กับหัวหน้าแต่เนื้อหายังไม่ชัดเจน หรือยังไม่สมบูรณ์มากนัก การขึ้นต้นประโยคว่า “การรายงานครั้งนี้ได้ศึกษามาละเอียดในระดับหนึ่ง” ถือเป็นการสร้างความมั่นใจให้ตนเองแต่ไม่ถึงกับแข็งกร้าวเกินไป และยังดีกว่าการขึ้นต้นประโยคในทำนอง “การรายงานครั้งนี้ยังมีบางจุดที่ข้อมูลไม่ชัดเจน” เพราะหัวหน้าอาจสั่งให้คุณกลับไปทำมาใหม่ได้ทันทีโดยยังไม่ต้องฟังด้วยซ้ำ

2. ศึกษาข้อมูลให้มากที่สุด

แนวคิด HoRenSo เปรียบได้กับการทำงานเป็นทีมเพราะต้องมีการรายงาน การปรึกษา หรือส่งต่อข้อมูลต่าง ๆ ให้กับอีกฝ่ายได้รับรู้ ดังนั้นการศึกษาข้อมูลให้มากพอจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก ทุกวันนี้การหารายละเอียดทำได้ง่ายผ่านอินเทอร์เน็ต แม้เป็นเรื่องที่ตนเองไม่ถนัดแต่ถ้าคุณพยายามสร้างองค์ความรู้ให้กับตนเองมากที่สุดย่อมทำให้หัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้องต่างรู้สึกประทับใจ ขณะที่ตนเองก็เกิดความรู้ใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นด้วย

3. อัปเดตความเคลื่อนไหวอยู่เสมอ

อย่างที่บอกไปว่าปรัชญา HoRenSo คือ สิ่งที่คล้ายกับการทำงานเป็นทีม การอัปเดตความเคลื่อนไหว ข้อมูลต่าง ๆ ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรับรู้อยู่เสมอจึงเป็นสิ่งที่จะช่วยให้งานเดินหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ หากมีอุปสรรคหรือแนวโน้มว่าจะเกิดข้อผิดพลาดยังสามารถแก้ไขได้ทันท่วงที เพราะไม่มีใครอยากทำให้ปัญหาเกิดขึ้น การมีไอเดียจากคนหมู่มากย่อมดีกว่าการทำเพียงคนเดียว ดังนั้นการรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอจะช่วยลดความเสี่ยงดังกล่าวได้

4. ชัดเจน ตรงประเด็น ไม่ต้องอ้อมค้อม

หากใครเคยทำงานบริษัทญี่ปุ่นจะรู้ว่าคนญี่ปุ่นเป็นคนตรง ๆ ชัดเจน เพราะช่วยให้งานเดินหน้าได้เร็ว มีคุณภาพ ไม่ต้องเสียเวลาตามแก้ปัญหาภายหลัง ซึ่งก็สอดคล้องกับแนวคิดนี้ได้เช่นกัน แม้คุณอาจทำงานในองค์กรคนไทย หรือชาติใดก็ตาม การนำเสนอเนื้อหาแบบชัดเจน ตรงประเด็น ไม่ต้องเสียเวลาปั้นคำสวย ๆ หรือเหตุผลมากเกินไปย่อมบ่งบอกถึงผลลัพธ์ที่ดีในอนาคต แม้ตอนนี้อาจยังเจออุปสรรคอยู่แต่คนรอบข้างจะยินดีให้ความช่วยเหลือ

5. เรียงลำดับการทำงานให้ชัดเจน

คนจำนวนไม่น้อยมักบอกว่างานเยอะ งานค้าง แต่ถ้าเจาะลึกลงไปบ่อยครั้งมักมีสาเหตุหลักจากการไม่เรียงลำดับงาน จึงต้องเน้นย้ำในเรื่องนี้ให้มากขึ้น เริ่มจากงานสำคัญสุดแล้วค่อย ๆ ไล่ระดับลงมาจนถึงงานที่ไม่ต้องรีบร้อน การจัดเรียงงานแบบนี้ยังช่วยให้คุณไม่เกิดการพะวงกับงานอื่นที่อยู่ในมือและเพิ่มประสิทธิภาพให้งานทุกชิ้นออกมาสำเร็จตามเป้าหมายที่คาดหวังด้วย

เป็นยังไงกันบ้างกับแนวคิด HoRenSo ของคนญี่ปุ่น จะเห็นว่าหลักการไม่ได้ซับซ้อนและสามารถนำมาปรับใช้จริงได้ทั้งการทำงานบริษัทญี่ปุ่นและทุกองค์กร รวมถึงงานประเภทอื่น เมื่อ HoRenSo คือ แนวทางชั้นยอดของความสำเร็จที่ชาวญี่ปุ่นคิดค้นและนำเสนอออกมา นั่นบ่งบอกถึงสิ่งที่ประสบความสำเร็จแล้วการนำมาปฏิบัติตามจึงเป็นเรื่องดี ๆ ที่ทุกคนสามารถทำได้แน่นอน