content
สำหรับคนที่ทำงานบริษัทญี่ปุ่นเรื่องหนึ่งที่มักคุ้นเคยกันดีนั่นคือพวกเขานิยม “ทำงานเป็นทีม” มาก ด้วยแนวคิดทำนองการมีไอเดีย ความคิดสร้างสรรค์จากหลายฝ่าย หลายบุคคล ย่อมช่วยเพิ่มศักยภาพของงานให้ออกมาดีมากกว่าการคิดและทำเพียงคนเดียว ดังนั้นหากคุณเป็นคนหนึ่งที่ต้องอยู่บริษัทญี่ปุ่น การประชุมจะเป็นเรื่องปกติที่พบเห็นได้แทบทุกวัน คำถามคือควรต้องมีการประชุมอย่างไรเพื่อให้เกิดศักยภาพสูงสุด ก็มีคำแนะนำชั้นยอดที่ทุกองค์กรสามารถนำไปปรับใช้กันตามสะดวกเลย
เทคนิคประชุมที่มีศักยภาพเพื่อการทำงานเป็นทีมอย่างดีเยี่ยม
- อุปกรณ์การประชุมต่าง ๆ ต้องพร้อมเสมอ
ในการประชุมไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ก็ตาม อุปกรณ์การประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะนั่นบ่งบอกถึงการเตรียมความพร้อมที่ดีของผู้นำประชุม และยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมเกิดความกระตือรือร้น ตั้งใจ อยากเข้าร่วมมากขึ้นด้วย อุปกรณ์การประชุมพื้นฐาน เช่น หน้าจอโปรเจกเตอร์ โน้ตบุ๊ก โต๊ะ เก้าอี้ เอกสารที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องใช้ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้คือพื้นฐานสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานเป็นทีมประสบผลสำเร็จในอนาคต
- กำหนดวาระการประชุมแต่ละครั้งให้ชัดเจน
การกำหนดวาระประชุม หรือ Agenda จะทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีแนวคิด ความเข้าใจพื้นฐานเบื้องต้นตรงกันว่า เรื่องที่ตนเองจะต้องรับรู้ แสดงความคิดเห็น หรือมีส่วนร่วมเกี่ยวข้องกับสิ่งไหน ตัวของผู้จัดประชุมเองก็ได้นำเสนอเรื่องที่ตนเองสนใจ ผู้เข้าร่วมก็มีการศึกษาข้อมูล ข้อสงสัยต่าง ๆ เข้ามาเพื่อพูดคุยกันอย่างตรงจุด ไม่หลงประเด็น นี่คือวิถีของการทำงานบริษัทญี่ปุ่นที่สามารถพบเห็นได้
ทั้งนี้คำแนะนำเกี่ยวกับการสร้างวาระประชุม หรือ Agenda อย่าใช้แค่กำหนดหัวข้อกว้าง ๆ เช่น “ต้นทุนการผลิตสูงขึ้น” แต่ควรเจาะลึกแบบเฉพาะเรื่องที่ต้องการความคิดเห็น ข้อมูล แบบละเอียดยิบจากผู้เข้าร่วมประชุมลงไปเลย เช่น “ซัพพลายเออร์เจ้าเดิมสินค้าขาดตลาด ต้องเร่งหารายใหม่เข้ามาเพิ่มเติม” จาก 2 หัวข้อ Agenda นี้คนที่เตรียมเข้าร่วมจะมีแนวคิด ไอเดีย และข้อมูลเพื่อมานำเสนอต่างกันทันที เป็นอีกกลยุทธ์เล็ก ๆ ที่บริษัทญี่ปุ่นเติบโตได้จริง
- คนที่เข้าประชุมคือคนที่จำเป็นเท่านั้น
การทำงานเป็นทีมไม่ได้หมายถึงทุกคนที่อยู่ในทีมต้องเข้าร่วมทุกประชุม ทุก Meeting แต่ควรเลือกบุคคลให้เหมาะสมกับการประชุมนั้น ๆ เพื่อให้คนอื่นสามารถทำงานในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบต่อแบบไม่ขาดตอน ขณะที่ผู้เข้าร่วมเองเมื่อรู้ว่านี่คือหน้าที่และมีส่วนเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของงานก็จะรู้สึกสนใจ เตรียมข้อมูลต่าง ๆ กระตือรือร้น ไม่ใช่การเข้าไปนั่งให้หมดเวลาประชุมโดยทั้งตนเอง องค์กรไม่ได้ประโยชน์ใด ๆ เลย แบบนี้จะยิ่งส่งผลเสียทั้งงานล่าช้าและสิ้นเปลืองทรัพยากรโดยใช่เหตุด้วย
- ลองให้การบ้านก่อนเข้าประชุมกับผู้เข้าร่วมทุกคน
อีกไอเดียดี ๆ ที่มักพบได้บ่อยในบริษัทญี่ปุ่นเวลาที่จะต้องมีการประชุมใหญ่ หรือประชุมเรื่องสำคัญนั่นคือ ผู้บริหาร หรือผู้นำประชุมมักให้การบ้านกับพนักงานที่จะเข้ามามีส่วนร่วมเพื่อให้ทุกคนไปหาคำตอบและศึกษารายละเอียดให้ชัดเจนมากสุด เพราะเวลาเข้าประชุมแล้วจะได้ไม่เสียเวลาไปกับคำตอบแบบที่ไม่สร้างประโยชน์ อีกทั้งการให้การบ้านล่วงหน้ายังมักสร้างไอเดียใหม่ในแบบที่หลายคนคาดไม่ถึงอีกต่างหาก นี่เป็นอีกแนวคิดที่น่าสนใจมาก
- ตลอดการประชุมไม่ต้องมีแต่เรื่องเครียด
เข้าใจดีว่าทุกครั้งไม่ว่าจะทำงานบริษัทญี่ปุ่นหรือองค์กรใดก็ตาม เมื่อประชุมแล้วต้องเข้าสู่โหมดจริงจัง ซีเรียส อยู่เสมอ จนทำเอาพนักงานจำนวนมากไม่อยากเข้าร่วม แต่ในความเป็นจริงการประชุมไม่จำเป็นต้องอยู่กับโหมดจริงจังเสมอไป ในฐานะหากคุณเป็นผู้นำการประชุมก็ควรต้องมีจังหวะให้ทุกคนได้ผ่อนคลาย ลดบรรยากาศความตึงเครียดลง เช่น อาจหากิจกรรมสนุก ๆ เข้ามาทำ การชวนพูดคุยเรื่องสัพเพเหระ หรือยิงมุกตลก เป็นต้น เมื่อบรรยากาศการประชุมดีใครก็อยากเสนอไอเดียและเข้าร่วมเพื่อเดินหน้าไปยังจุดมุ่งหมายด้วยกัน
- ระยะเวลาประชุมไม่ต้องนานเกินไป
ใน Agenda การประชุมควรมีการกำหนดระยะเวลาเอาไว้ชัดเจนว่าในแต่ละครั้งนอกจากเนื้อหาแล้วระยะเวลาควรอยู่ที่เท่าไหร่ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถกำหนด วางแผนชีวิตและการทำงานของตนเองได้ง่ายขึ้นแล้ว ผู้เข้าร่วมทุกคนยังไม่รู้สึกเบื่อกับการประชุมอีกต่างหาก ดังนั้นผู้นำการประชุมแต่ละครั้งต้องควบคุมเรื่องของเวลาให้เหมาะสม ไม่ยืดเยื้อจนเกินไป หากเรื่องไหนเริ่มสังเกตว่าไม่ใช่จุดสำคัญของการประชุม หรือออกทะเลไปแล้วก็สามารถตัดบทแล้วเข้าสู่เนื้อหาถัดไปทันที
- มีรายงานการประชุมเพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูล
ท้ายที่สุดทุกครั้งหากอยากทำงานเป็นทีมให้มีศักยภาพการประชุมที่ดี ต้องมีคนจดรายงานหรือบันทึกเนื้อหาการประชุมเอาไว้เสมอ เพื่อนำข้อมูลดังกล่าวมาใช้เป็นรายละเอียดให้ดำเนินการตาม หรือศึกษาแนวคิดเป็นไอเดียต่อยอดการทำงาน อีกทั้งยังสามารถนำรายงานดังกล่าวแจกให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อการทำงานในทิศทางที่ตรงกันด้วย
บริษัทญี่ปุ่นมักให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีมอยู่เสมอ ดังนั้นถ้าคุณทำงานบริษัทญี่ปุ่นสิ่งเหล่านี้จะเป็นปัจจัยชั้นยอดช่วยเพิ่มโอกาสแห่งความสำเร็จ องค์กรเดินหน้าสู่จุดมุ่งหมาย ตนเองเติบโตในหน้าที่การงานและอาชีพ ทุกฝ่ายล้วนได้ประโยชน์จากการประชุมที่มีประสิทธิภาพทั้งสิ้น อย่ามองข้ามและควรตั้งใจทำทุกครั้งให้ออกมาดีที่สุด แล้วคุณจะไม่รู้สึกเสียดายภายหลัง
